“Van data naar waardevolle informatie”

Het verbeteren van de prestaties van uw bedrijf; daar is iedere ondernemer iedere dag mee bezig. De opgestelde groeistrategie bepaalt welke richting u op wilt met het bedrijf en welke doelstellingen daarbij horen. Maar hoe kunt u ervoor zorgen dat deze doelstellingen behaald worden? En hoe krijgt u inzicht? Business Intelligence is daar een belangrijk onderdeel bij. 

Van strategie naar actie

De strategie ligt vast, maar de volgende stap is het in praktijk brengen daarvan. Doelstellingen worden doorvertaald naar concrete key performance indicators (KPI’s). Ook wel value drivers om de voortgang te bewaken. Hiermee kunt u stap voor stap de goede kant op bewegen met uw bedrijf. Tijdens dit proces is het cruciaal om inzicht te krijgen in de gestelde KPI’s en de voortgang daarvan.

De traditionele manier om dit aan te pakken is op gevoel. Lopend door de bedrijfshal of het kantoor. In gesprek met medewerkers, het saldo van de bankrekening en de financiële rapportage na afsluiting van een boekperiode. Wanneer een onderneming groter wordt, is het sturen op gevoel onvoldoende om goed zicht te houden op de organisatie als geheel. Financiële rapportages zijn vaak ‘oud nieuws’ waardoor er niet meer op tijd bijgestuurd kan worden en de informatie is niet genoeg om echt te doorgronden waar eventuele problemen zitten.

Data omzetten in informatie

Veel bedrijfsprocessen zijn tegenwoordig voor een groot deel geautomatiseerd en gedigitaliseerd. Een ERP-systeem dient als ruggengraat voor de onderneming. Hier worden commercie, operatie en financiën samengebracht. Bestellingen, productieorders, tijdsbesteding en facturatie worden in detail geregistreerd. Deze data is goud waard, maar moet wel eerst omgezet worden voordat het bruikbaar is als stuurinformatie. Dit wordt ook wel Business Intelligence (BI) genoemd.

Voor het gebruik van BI zijn verschillende tools beschikbaar, zoals Qlik, Tableau, of de BI-tools van partijen als Oracle en SAP. De meest gebruikte tool is Microsoft Power BI. Het voordeel hiervan is dat het onderdeel is van het Microsoft Office-pakket, waar in veel bedrijven al mee gewerkt wordt. Dit zorgt ervoor dat de tool voor gebruikers laagdrempeliger en intuïtiever is dan andere BI-tools. Rapportages kunnen voor een groot deel zelf op maat ingericht worden.

Inzicht krijgen

Vaak wordt beschikbare data in bedrijven wel al gebruikt voor managementinformatie. Veel van deze data wordt verwerkt in Microsoft Excel. Gebruikers voelen zich daar comfortabel bij en gebruiken het voor diepgaande analyses. Maar het kan een tijdrovend proces zijn, het is persoonsafhankelijk en steeds dezelfde stappen dienen herhaald te worden om de analyses bij te werken. En bij grote hoeveelheden data is Microsoft Excel vaak onvoldoende toereikend. Ons advies? Stap over naar een BI-tool.

Met behulp van BI kunnen rapportages volledig worden geautomatiseerd en continu up-to-date gehouden worden. Verschillende databronnen worden aan de achterkant gekoppeld en met elkaar verbonden in het gebouwde dashboard. Hierdoor is het mogelijk om op elk moment de actuele situatie te beoordelen op diverse gebieden, zoals klantbestellingen, leveringen, declarabiliteit, facturatie, debiteurenbeheer, resultaat of liquiditeit. Met enkele muisklikken kunt u het overzicht uitsplitsen naar de onderliggende details voor vragen zoals: Hoe is dit uitgesplitst per klant of per medewerker? Welke items zorgen voor dit opvallende kostenniveau?

Gebruik voor de hele organisatie

Het opgestelde dashboard kan eenvoudig door de hele organisatie gebruikt worden. Het dashboard is namelijk webbased en eenvoudig vanaf een browser of mobiele app te benaderen. Hierbij bestaat de mogelijkheid om bepaalde gevoelige informatie af te schermen voor specifieke gebruikersgroepen. 

Om te zorgen dat deze tools daadwerkelijk worden gebruikt – en iedere medewerker zich bewust is van de inzichten in de individuele of bedrijfsprestaties – is het belangrijk om iedereen goed op te leiden en het gebruik ervan te stimuleren. Dit kan bijvoorbeeld door periodieke besprekingen te baseren op de informatie in deze dashboards. 

Een cruciaal kernprincipe is hierbij keep it simple: zorg dat de gebruiker niet direct de weg kwijtraakt in alle details, maar neem de gebruiker mee in het grotere plaatje. Zo zorgt u ervoor dat dit daadwerkelijk bijdraagt aan het behalen van de gestelde doelstellingen.

Wilt u meer weten over Business Intelligence? Wij lichten het graag verder toe in een gesprek.